燕京理工学院文法学院公章管理办法

为进一步规范学院公章的使用和管理，规范办事流程，提高工作效率，特制定本管理办法。

学院公章代表本院的权力、凭信和职责。我院公章名称为“燕京理工学院文法学院”。公章的使用和管理必须严格照章办事。凡是不符合本管理办法的，印章管理人员应坚持原则拒绝用印。

一、学院公章的适用范围

用于以学院名义上报、下发、平送的文件、报表、报告、申请书、请示、通知、请柬、公函、聘书、证明、奖状、荣誉证书、协议书、专利申请书、项目申报表、任务计划书、职称申报表及其他需使用学院公章的文件及材料等。

二、学院公章的批准权限及程序

凡加盖学院公章须填写《文法学院公章使用审批表》，根据用印文件的性质，选择相应的签批程序，经相关领导签批后，由办公室主任复核并用印。

   用印签批流程示意图：

    经办人→辅导员（学生适用）→学院领导→办公室主任

每次用印都应进行登记，登记的项目包括：用印日期、文件名称、用印个数、经办人、签批人等。

三、学院公章的安全与管理

1.学院公章由学院办公室负责保管，办公室主任负责日常用印事务，不得遗失；盖印时位置要恰当，印迹要端正、清晰；公章名称要与印件落款一致；不漏盖、不多盖。

2.学校公章管理人员要坚持原则，自觉遵守保密规定，严守秘密，严格照章办事。

3.严禁在空白申请书、空白证件及空白奖状、证书等文件上用章，因特殊情况需要的，须经院领导同意。

4.凡有下列情况之一的，公章管理人员可拒绝用印。

（1）上报及下发的文件内容有误或批准权限不当；

（2）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件；

（3）相关重要未经主管部门领导审核或校领导签批的文件；

（4）非本院师生员工或与本院工作、业务无关的文件。

5.公章管理人员用章时，应当审阅、了解用印内容，同时还要检查留存材料是否齐全。用印后一般需要保存的材料有：

（1）一般文件要保留《文法学院公章使用审批表》；

（2）协议书等应保留一份文本；

（3）各类证书要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书的样本，并逐一核实；

（4）没有留存材料的，要详细记载用印情况。

6.如遇特殊事务，需外借公章用印时，须由用章人员提出书面申请，附加院领导签批，办公室主任核准，方可办理外借用印。

7.学院公章管理人员未能按用印管理规定用印的，要予以批评教育，导致学院损失和产生不良影响或后果的予以行政处分。

附表：《文法学院公章使用审批表》

附表：

               文法学院公章使用审批表

部门：                        年    月    日                   

监印人：

备注：1.经办人可根据用印文件的内容选择相应签批流程，参见正文中具体用印流程示意图。

     2.审批表中“辅导员签批”一栏仅适用于学生。

燕京理工学院文法学院

2013年6月